Informativa sulla privacy e condizioni d’uso

Le Clausole Contrattuali Standard UE (Elaboratori) e scudi per la privacy

Nell’ambito del suo impegno globale per la tutela complessiva della privacy, Translations.com ha scelto di aderire alle Clausole contrattuali standard della UE (Responsabili del trattamento) e agli scudi per la privacy (Privacy Shield) in relazione al trasferimento dei dati di identificazione personale dall’Unione europea agli Stati Uniti, accettando anche di ottemperare ai requisiti previsti dal Regolamento generale sulla protezione dei dati (General Data Protection Regulation, GDPR).

Translations.com rispetta il programma Il quadro normativo dello scudo per la privacy e il quadro normativo dello scudo per la privacy Svizzera-USA stabilito dal Dipartimento del Commercio U.S.A. circa la raccolta, l’utilizzo e la conservazione delle informazioni personali trasferite dall’Unione Europea e dalla Svizzera agli Stati Uniti. Translations.com ha dichiarato al Dipartimento del Commercio di aderire ai principi degli scudi per la privacy. Qualora sussistano conflitti tra i termini della presente informativa sulla privacy e i principi degli scudi per la privacy, saranno questi ultimi a prevalere. Per maggiori informazioni sul programma degli scudi per la privacy e per prendere visione della nostra dichiarazione, visitare il sito https://www.privacyshield.gov/.

Con il termine “trattamento” dei dati personali si intendono tutte le operazioni o le serie di operazioni svolte su di essi, tra cui raccolta, archiviazione, recupero, consultazione, utilizzo, diffusione, divulgazione e messa a disposizione dei dati personali in qualsiasi altro modo.

La presente informativa sulla privacy può occasionalmente subire modifiche in base agli emendamenti apportati alle Clausole Contrattuali Standard UE e/o al quadro normativo dello scudo. Eventuali modifiche che si rendano necessarie verranno riportate in un aggiornamento di questa informativa e rese note.

Le informative sulla privacy di Translations.com sono autocertificate e riflettono le attuali direttive in merito al modo ottimale di garantire la tutela della privacy dei dati in conformità alle direttive legali e normative attualmente in vigore.

Ricorsi indipendenti in caso di lamentele sulla privacy

In conformità ai principi degli scudi per la privacy, Translations.com si impegna a gestire e risolvere eventuali controversie sulla raccolta o sull’uso dei dati personali degli utenti. I cittadini svizzeri ed europei che avessero domande o lamentele in merito alla nostra politica sugli scudi per la privacy, dovranno in prima istanza contattare i nostri funzionari per la privacy, Roy Trujillo e/o Shigeru Watanabe, all’indirizzo (privacy@translations.com) o al numero +1-646-589-6779.

Per inviare lamentele utilizzando un modulo online, (fare clic qui)

Translations.com si impegna a trovare una tempestiva soluzione per tutte le lamentele. Se non perviene tempestiva conferma del ricevimento da parte nostra della lamentela inviataci (conferma da far pervenire entro 45 giorni dal ricevimento), o se non si è soddisfatti della nostra risposta, ovvero, se nonostante la segnalazione inviata, alla lamentela non è stata data una soluzione, i soggetti UE potranno chiedere a Translations.com di inoltrare eventuali lamentele non gestite in merito allo scudo per la privacy al United States Council for International Business (USCIB), ovvero a comparire dinanzi a questo. La USCIB è l’affiliata americana della Camera di Commercio Internazionale, del Comitato Consultivo per le Imprese e l’Industria dell’OCSE e dell’Organizzazione Internazionale del Lavoro, e ha accettato di fungere da parte terza di fiducia per conto delle Autorità per la Tutela dei Dati dell’Unione Europea (UE). Le informazioni sulle modalità di presentazione di lamentele all’USCIB sono disponibili al sito uscib.org. Come ultima risorsa, i soggetti UE possono cercare soddisfazione mediante l’arbitrato vincolante. I cittadini svizzeri potranno chiedere a Translations.com di inoltrare le questioni irrisolte riguardanti gli scudi per la privacy, ovvero potranno sottoporre personalmente tali questioni, al Commissario federale svizzero per la protezione dei dati e l’informazione (Federal Data Protection and Information Commissioner, FDPIC), che funge da organismo alternativo di risoluzione delle controversie (Alternative Dispute Resolution, ADR) secondo il quadro normativo dello scudo per la privacy Svizzera-USA. I servizi che rientrano in questa procedura vengono forniti gratuitamente.

Ambito – La presente informativa sulla privacy si applica a tutti i dati personali ricevuti da Translations.com in qualsiasi formato. Translations.com farà in modo che la gestione di tutti i dati globali da parte dei propri uffici sia conforme alla presente informativa sulla privacy.

Cookie – Il sito web Translations.com si avvale di cookie, pixel di tracciatura e tecnologie analoghe. I cookie sono piccoli file di dati forniti dalla nostra piattaforma che vengono archiviati sul dispositivo degli utenti. Il nostro sito si avvale di cookie lasciati da noi o da terzi per una serie di finalità, tra cui operatività e personalizzazione del sito web. Inoltre, i cookie possono essere utilizzati per monitorare l’uso del sito da parte degli utenti, così da indirizzargli inserzioni pubblicitarie mirate su altri siti web.

Ritiro del consenso – Il fornitore di cookie di Translations.com è membro della Network Advertising Initiative (NAI, iniziativa pubblicitaria di rete) e aderisce al Codice di Condotta NAI. È possibile avvalersi dello strumento di ritiro del consenso della NAI facendo clic qui; in questo modo, si sceglie di essere esclusi dall’invio di inserzioni mirate da parte nostra e di altre società aderenti alla NAI.

Avviso – Translations.com tratta tutti i materiali che le vengono inviati dai propri clienti, fornitori e dipendenti (collettivamente, “CVE”) in modo riservato e in conformità agli attuali impegni per la riservatezza assunti nei confronti dei CVE. Le disposizioni relative alla riservatezza devono obbligatoriamente costituire un aspetto di tutti i nostri contratti con tutti i nostri clienti, fornitori e dipendenti; ciascuna singola entità deve firmare un accordo di riservatezza per poter diventare affiliato o collaborare con Translations.com.

Translations.com conserva i Dati Personali dei CVE su sistemi protetti. Queste informazioni vengono raccolte per consentire a Translations.com di svolgere le proprie attività aziendali. Oltre ai Dati Personali, tra le informazioni tutelate da Translations.com vi sono anche recapiti, dati di fatturazione/pagamento, servizi forniti ai clienti e informazioni contenute nei file sorgente e di riferimento inviati per la realizzazione dei progetti di traduzione. Per quanto riguarda i nostri dipendenti e fornitori, i dati possono anche comprendere recapiti, informazioni di pagamento, qualifiche professionali, dati finanziari e informazioni fornite da questi nei loro curriculum vitae (“CV”). Su richiesta di un cliente e ove consentito dalla legge applicabile, Translations.com può inoltre richiedere lo svolgimento di verifiche dei precedenti penali di tutti i dipendenti, nonché cercare tali dati riguardanti fornitori o consulenti strategici eventualmente assunti. Qualora i clienti richiedano verifiche dei precedenti dei nostri fornitori, Translations.com può accogliere la richiesta se consentito dalla legge locale e con un costo supplementare. Per informazioni in merito, rivolgersi al proprio Rappresentante dei servizi per i clienti.

Translations.com non affitta, vende, cede né rende disponibili in altro modo a terzi i Dati Personali, a meno che ciò non sia imposto dalla legge o che non rientri nell’ambito di un audit da parte di funzionari, enti normativi o finanziari.

Translations.com non tiene traccia dei Dati Personali, dei nominativi e degli indirizzi di posta elettronica dei clienti che visitano il suo sito. Translations.com tiene traccia unicamente del provider di servizi Internet che ha effettuato l’accesso al sito e delle statistiche che indicano il numero di visitatori, delle richieste ricevute e del loro paese di provenienza. Queste informazioni vengono usate per migliorare il nostro sito al fine di offrire un miglior servizio ai nostri clienti, ma esse non costituiscono Dati Personali.

Tutte le e-mail inviate a Translations.com (a livello globale) vengono trasmesse mediante un filtro antispam di terzi (AppRiver) che si trova negli Stati Uniti. Ciò significa che tutta la corrispondenza per posta elettronica che ha origine fuori dagli Stati Uniti e destinazione finale diversa dagli Stati Uniti deve attraversare tutto il paese prima di arrivare a destinazione.

Translations.com si avvale di una rete di oltre 4000 fornitori freelance che la assistono nel processo di traduzione. Tali collaboratori possono ricevere, nel quadro di un incarico, il nominativo del cliente per cui lavorano, ma nessun Dato Personale sul suo conto, a meno che tali informazioni di contatto non siano necessarie per lo svolgimento dell’incarico (ad es. in caso di progetti di interpretariato in loco, revisione di documenti in loco etc.). Tali fornitori freelance possono inoltre avere accesso a eventuali Dati Personali contenuti nei documenti sorgente e nei materiali di riferimento inviati loro per la traduzione. Ad ogni modo, in tutti i casi, i fornitori freelance sono soggetti a vincoli di riservatezza per cui si impegnano a mantenere la riservatezza di tali informazioni e ad utilizzarle unicamente nell’ambito del progetto loro assegnato. Tutti i fornitori che elaborano Dati Personali sono inoltre tenuti a firmare le Clausole Contrattuali Standard UE.

Inoltre, prima di poter collaborare con Translations.com, tutti i fornitori sono tenuti a firmare un Accordo per la Protezione dei Dati UE. Tale documento contiene obblighi generici in relazione a Informativa, Scelta, Inoltro, Accesso, Sicurezza, Integrità dei Dati e Applicazione della Legge per la Tutela dei Dati Personali in merito ai Dati Personali del fornitore. I fornitori hanno il diritto di cessare il loro rapporto di collaborazione con Translations.com e di richiedere la cancellazione dei loro Dati Personali. Tuttavia, Translations.com continuerà a conservare i dati storici aziendali in modo da poter mantenere la memoria storica e i rapporti pregressi nel caso di eventuali richieste di informazioni legali o normative che potrebbero esserle avanzate in futuro. Questa pratica è nei migliori interessi di entrambe le parti, pertanto le informazioni di identificazione relative a una questione specifica sono accessibili, ma discrete in misura sufficiente da non consentire a Translations.com di contattare accidentalmente i soggetti per progetti futuri.

Scelta – I clienti di Translations.com hanno la possibilità di scegliere i Dati Personali a cui si può accedere, quelli che possono essere utilizzati o conservati. Al fine di collaborare con i nostri clienti, è necessario conservare i loro recapiti e specifiche informazioni di fatturazione, ma la quantità dei dati archiviati può sempre essere discussa con il Rappresentante dei servizi per i clienti di Translations.com. Inoltre, qualora vi sia un problema particolare in merito ai Dati Personali contenuti nelle informazioni fornite per elaborare un progetto di servizi linguistici (ad es. testo di partenza, materiali di riferimento etc.), noi consigliamo di rimuovere tali informazioni prima di inviarle a Translations.com, ovvero di valutare soluzioni alternative con il proprio Rappresentante dei servizi per i clienti di Translations.com. Oltre a ciò, vi sono altre misure che si possono adottare, tra cui l’anonimizzazione forzata delle informazioni e la limitazione della traduzione unicamente a dati de-identificati.

Per poter offrire un servizio migliore in risposta alle esigenze dei suoi clienti, e per fornire ulteriori informazioni sui propri servizi, occasionalmente Translations.com invia informazioni sui servizi aggiuntivi che presta. Nel caso un cliente decidesse che tali informazioni non sono di suo interesse, può scegliere di non riceverle comunicandolo al suo Rappresentante dei servizi per i clienti o rivolgendosi al Funzionario per la privacy di Translations.com.
I dipendenti di Translations.com hanno la possibilità di scegliere quali informazioni possono essere comunicate agli altri dipendenti, alle affiliate e a eventuali terzi (ad es. i clienti). Tali informazioni verranno fornite unicamente in conformità al consenso scritto di tali dipendenti e non saranno utilizzate per nessun altro scopo.

Inoltro – Translations.com si farà rilasciare garanzie da dipendenti e fornitori in merito alla tutela dei Dati Personali da parte loro nel rispetto della nostra informativa sulla privacy. Translations.com adotterà tutte le misure conformi alla informativa sulla privacy al fine di impedire, trattenere o bloccare la diffusione contraria agli obblighi di riservatezza di tale entità.

Accesso e correzione – Il singolo CVE può richiedere copia dei Dati Personali che Translations.com ha raccolto dal suo Funzionario per la privacy ai sensi della legge applicabile, oltre a chiedere conferma del contenuto di eventuali Dati Personali sul suo conto. Ai sensi della legge applicabile, il singolo CVE ha il diritto di correggere, modificare o cancellare eventuali dati imprecisi.

I clienti possono farlo contattando il proprio Rappresentante dei servizi per i clienti o il Funzionario per la privacy di Translations.com.
Eccetto nella misura prevista dalla legge, ovvero nel corso di un audit da parte di funzionari o di enti normativi, Translations.com non fornirà tali dati a terzi senza il consenso del CVE.

I fornitori potranno chiedere di esercitare tali diritti inviando un’e-mail a EDPA@translations.com, un indirizzo dedicato cui inviare direttamente tali richieste.

I dipendenti possono farlo contattando il reparto Risorse Umane di Translations.com o il Funzionario per la privacy Translations.com.

Integrità dei dati - Translations.com si impegna per garantire che tutti i dati conservati siano precisi, aggiornati e pertinenti all’uso noto al CVE, e adotta tutte le misure necessarie per garantire precisione, completezza e aggiornamento dei dati. Tale processo si svolge mediante la normale corrispondenza per e-mail e per posta con i CVE; tuttavia, a questi è caldamente consigliato di continuare a monitorare le informazioni fornite a Translations.com e a rimanere proattivi nel richiedere l’accesso a eventuali Dati Personali e, se necessario, nell’avvertire Translations.com della necessità di correggerli.

Sicurezza dei dati – Translations.com dispone di rigide procedure fisiche e logiche di sicurezza per garantire la protezione di tutti i suoi documenti digitali e cartacei (questa informativa può essere distribuita ai clienti su richiesta scritta al Funzionario per la privacy di Translations.com). A tali documenti può accedere esclusivamente personale autorizzato. Tutti i sistemi critici (ad es. i server) sono resi accessibili unicamente a un esiguo numero di dipendenti autorizzati. La sicurezza delle informazioni di Translations.com viene gestita internamente ed è sottoposta a regolari verifiche, per garantire la conformità alle procedure di Translations.com e agli standard raccomandati del settore.

Rispetto della conformità – Translations.com si impegna a verificare la conformità alla sua informativa sulla privacy almeno una volta all’anno e in concomitanza con la sua revisione annuale e le misure di conformità interna. Translations.com profonderà ogni sforzo per garantire il mantenimento della conformità a questa informativa sulla privacy, nonché per far sì che essa sia sempre precisa, esaustiva e conforme alla legge applicabile. Noi invitiamo i CVE a segnalare e a discutere eventuali problemi o dubbi con il Funzionario per la privacy di Translations.com che si occupa della gestione delle lamentele sull’utilizzo dei dati e sulla mancata conformità alla nostra informativa sulla privacy. Tutte le questioni verranno documentate ufficialmente nel quadro del nostro sistema di gestione della qualità certificato ISO 9001.

Translations.com si impegna a collaborare con le autorità per la tutela dei dati (Data Protection Authorities, DPA) dell’Unione europea, nonché con il FDPIC, e a conformarsi alle raccomandazioni fornite da tali autorità circa il trasferimento di dati relativi alle risorse umane dalla UE e/o dalla Svizzera nell’ambito di rapporti di collaborazione.

Translations.com, mediante politiche e corsi di formazione, fornisce informazioni su quanto elencato di seguito:

  • Translations.com è soggetta ai poteri investigativi e di applicazione della legge della Federal Trade Commission (FTC)
  • La possibilità, in determinate situazioni, che il singolo richieda l’arbitrato vincolante
  • L’obbligo della società di un cliente di divulgare dati personali in risposta a richieste legali da parte di enti pubblici, anche per rispettare obblighi in materia di sicurezza nazionale o di applicazione della legge
  • La responsabilità di Translations.com nei casi di inoltro a terzi

In relazione a eventuali lamentele in merito alla nostra Politica sulla privacy che non possano essere gestite mediante la nostra procedura interna, accettiamo di aderire alle procedure di composizione delle controversie previste dal quadro normativo dello scudo per la privacy.

 

Decorrenza: Maggio 2018